Préambule

Ce règlement intérieur a été adopté lors de l'assemblée de constitution de l'association le 29 novembre 2005, et a été modifié le 25 janvier 2006 (mise à jour du montant des cotisations).

Article 1 – Débats et décisions par Internet

Les débats se feront au maximum par des moyens électroniques (courrier électronique avec liste de diffusion, forum de discussion, messagerie instantanée).

Les décisions pourront être prises à l'issue des débats et des travaux par l'intermédiaire d'un vote électronique.

A cet effet, chaque membre aura accès à un espace collaboratif dédié du site de l'association, accessible par un code utilisateur et un mot de passe personnel. Chaque membre s'engage à ne pas communiquer ces identifiants de connexion.

Pour permettre à chacun de contrôler l'intégrité de ses contributions et de ses votes, l'ensemble des débats et des votes seront publiés sur l'espace collaboratif du groupe concerné (bureau, conseil d'administration ou assemblée générale) pendant au moins 3 mois.

De manière générale, on s'efforcera d'obtenir un consensus sur chacune des décisions. En l'absence de consensus, les règles de quorum et de majorité prévue aux statuts s'appliqueront.

Ces dispositions concernent le bureau, le conseil d'administration et l'assemblée générale.

Article 2 – Année de référence

L'année de référence est l'année de fonctionnement de l'association et donc de cotisation.

Celle-ci est fixée du 1er février au 31 janvier.

Le premier exercice comptable est fixé du 29 novembre 2005 au 31 janvier 2007.

Pour les années suivantes, l'exercice comptable correspond à l'année de référence.

Article 2 – Cotisations

Cotisation pour la période allant de la création de l'association au 31 janvier 2007 :

• Membres actifs "personnes physiques", n'ayant aucun lien contractuel avec des entreprises ou des organisations commercialisant Open-Xchange ou des services autour d'Open-Xchange : 10 €

• Membres actifs "personnes morales" commercialisant Open-Xchange ou des services autour d'Open-Xchange : 100 €

• Membres actifs"personnes morales" utilisant ou souhaitant utiliser Open-Xchange : 60 €

• Membres fondateurs : les membres fondateurs étant également des membres actifs, leur cotisation est la même que celle des membres actifs

• Membres bienfaiteurs : au moins 100 €

En cas d'adhésion en cours de période, la cotisation ne sera pas réduite.

La cotisation annuelle sera ensuite proposée par le conseil d'administration et votée par l'assemble générale en fonction des actions prévues par l'association et du budget nécessaire.

Article 3 - Conditions d'admission des membres

Les personnes physiques et morales désirant adhérer à l'association devront envoyer une lettre de motivation (par courrier électronique) au président de l'association. Cette lettre sera transmise à l'ensemble des membres du conseil d'administration. Le conseil d'administration s'efforcera de trouver un consensus sur l'admission ou non du candidat, et à défaut de consensus prendra la décision d'admission à la majorité des 2/3 du conseil d'administration (et non des votants).

Article 4 – Election du conseil d'administration

Le droit de vote est réservé aux membres actifs, à jour de cotisation.

Est éligible tout membre actif (personne physique, ou représentant officiel d'une personne morale), à jour de ses cotisations et faisant partie de l'association depuis au moins 6 mois.

Le Conseil d'Administration se réserve cependant le droit de réduire cette durée à titre exceptionnel. Cette décision devra être dûment motivée lors de l'Assemblée Générale.

Aucune condition de nationalité n'est requise, ni pour l'adhésion, ni pour l'élection au Conseil d'Administration.

Les candidatures au Conseil d'Administration doivent être adressées au bureau au moins 8 jours avant la date de l'Assemblée Générale. Celles-ci devront être accompagnées d'une présentation du candidat et de ses motivations.

Les membres fondateurs ont un droit de veto sur la candidature des membres : si au moins 75% des membres fondateurs encore membres actifs de l'association s'opposent à la candidature d'un membre de l'association, celui-ci ne pourra pas être élu.

Cette clause est une clause de responsabilité des membres fondateurs, qui sont les garants du respect de l'objet et des objectifs de l'association et de son bon fonctionnement.

Article 5 – Election du bureau

Le bureau est élu par le conseil d'administration, parmi ses membres, à la majorité simple des votants.

Article 6 – Représentation des personnes morales

Comme spécifié dans les statuts, les personnes morales sont représentées au sein de l'association par une personne physique, représentant légal de la personne moral ou dûment mandatée par un représentant légal.

Ce représentant est nommé lors de l'adhésion.

S'il doit être remplacé définitivement, la personne morale doit en informer (par courrier électronique) le bureau, qui en informera les membres de l'association

Un remplacement temporaire est possible au sein de l'assemblée générale, à condition que le remplaçant dispose d'un pouvoir de la part du représentant habituel.

Le remplacement temporaire n'est pas possible au sein du bureau ni du conseil d'administration.

Les réunions de travail de l'association pourront être ouvertes à tout collaborateur, associé, membre, dirigeant de la personne morale membre de l'association.

De même, des collaborateurs, associés, membres, dirigeants de la personne morale pourront assister aux assemblées générales, dans la limite de 5 personnes par membre "personne morale", et sans droit de vote.

Article 7 – Fonctionnement de l'association

Au sein de l'assemblée générale, du conseil d'administration et du bureau, on s'efforcera de trouver un consensus sur l'ensemble des décisions.

A défaut de consensus, la décision sera mise au voix, à la majorité simple des votants. Le vote se fera à main levée ou par courrier électronique, les votes étant publics au sein du groupe et communiqués à l'ensemble des votants en cas de vote à distance.

Aucun pouvoir ne sera pris en compte lors des décisions du conseil d'administration. Seuls pourront participer aux décisions les membres ayant participé aux travaux et au débats (ou le représentant officiellement désigné d'une personne morale membre).

Lors des assemblées générales, aucun pouvoir ne sera pris en compte pour les membres "personnes physiques", ni pour les personnes morales qui devront être représentées par le représentant officiellement désigné et mandaté lors de l'adhésion (ou l'un de ses successeurs).